¿Cómo gestionar un estudio fotográfico? – consejos definitivos para la organización del estudio y el flujo de trabajo

La gestión de un estudio fotográfico es una tarea adicional pero indispensable para los fotógrafos que optan por seguir una línea de trabajo independiente. Al igual que en cualquier otro negocio, para llevar un estudio fotográfico de forma correcta es necesario tener ciertos conocimientos en ventas y marketing, además de las habilidades puramente fotográficas. Como gestor, tu objetivo será producir el contenido perfecto y satisfacer las necesidades de tus clientes. En nuestra completa guía detallamos los retos que te aguardan en el camino hacia una gestión eficaz del estudio.

Para ser exitoso, un negocio dedicado a la fotografía debe centrarse en lo que es importante para el cliente, antes que en establecer una visión fotográfica propia. Esto implica que hay que tener en cuenta desde un principio tres factores básicos:

• plazos de entrega
• precio
• calidad del resultado

Los clientes experimentados comprenden la dificultad de obtener todo esto a la vez, y por tanto no esperan que los tres factores se tengan en cuenta por igual y con la misma celeridad. En la mayoría de los casos basta con ser tan rápido como la competencia, mientras que el precio vendrá, como es lógico, dictado por la calidad. Construir la conciencia de la relación precio-tiempo-calidad será una de las principales misiones a llevar a cabo mediante la gestión del estudio.

¿Qué otras cuestiones debes analizar y preparar antes de abrir un estudio? Veamos. 

Antes de la apertura del estudio

Un negocio dedicado a la fotografía forma parte de un mercado en el que se deben coordinar clientes y capacidades de trabajo. Además, se opera en el mismo entorno que la competencia. Al final, hay varias cosas que considerar:

• ¿de dónde vendrán los encargos?
• ¿se trabajará a distancia, por Internet, o se recibirá el producto del cliente de forma física?
• ¿se va a orientar al mercado local o al global?

Análisis DAFO

El famoso análisis DAFO te resultará muy útil a la hora de dar respuesta a estas preguntas.

• D de debilidades 
• A de amenazas 
• F de fuerza 
• O de oportunidades

D – debilidades – cubre aquellos factores externos que puedan representar un obstáculo en tu pelea por el primer puesto en el mercado. La baja cualificación de los empleados y la escasez de los mismos, la poca disponibilidad de espacios de trabajo, o una larga cadena logística. Pon especial atención cuando consideres tus puntos débiles, porque las sorpresas en estos aspectos pueden salir muy caras.

A – amenazas – se refiere principalmente a los factores externos derivados de las características del mercado.
Un mercado saturado de estudios fotográficos, una disponibilidad irregular de materiales de trabajo, unos precios de alquiler elevados o inestables. Ser consciente de las amenazas, así como de los puntos débiles, nos permite evitar cometer errores y ahorrarnos sorpresas, preparándonos para la constante lucha de ser emprendedores. 

F – puntos fuertes – abarca todos los factores internos que nos diferencian de la competencia.
La optimización del tiempo, la gestión eficaz de los pedidos, unos fotógrafos de alto nivel o unos editores rápidos.  Supone un mejor acceso a cada cliente individual y una gestión más rápida de los pedidos: ventajas de mercado y de tiempo. 

O – oportunidades – significa tanto lo que se tiene como recurso como las oportunidades externas que se pueden aprovechar. Piensa en una buena base de datos de contactos b2b que puedas haber reunido a lo largo de tus experiencias laborales previas (oportunidad interna) o en un mercado local en el que no exista mucha competencia (oportunidad externa).

Fuentes de encargos

Un estudio fotográfico necesita encargos para funcionar. Los encargos son el único objetivo comercial de su estudio. Son los responsables de que el estudio se utilice lo suficiente como para garantizar beneficios. Para conseguir encargos, que en definitiva es una cuestión de marketing, se puede recurrir a:

• bases de datos de clientes – b2b y b2c
• recomendaciones de clientes
• publicidad en línea
• publicidad impresa convencional

Un buen sistema CRM ayuda a establecer relaciones con los clientes y a realizar un seguimiento de objetivos, tareas y resultados. Existen plataformas de pago de las principales marcas del mercado del software, así como alternativas gratuitas (Bitrix) con diversas funciones de pago para optimizar su uso.

Para aprender más sobre la captación de clientes potenciales (leads) puedes seguir en redes sociales a expertos en marketing (una forma sencilla de aprender), unirte a foros de debate online o a un club de negocios local, o leer publicaciones sobre marketing. La meta es hacer todo lo posible para ampliar la base de clientes y que el mundo conozca tu negocio de fotografía.

Calendario

Ten por principio adoptar una buena organización del tiempo. Gestionar un estudio fotográfico también implica gestionar el tiempo y gestionar el personal. Establecer un calendario preciso es de gran ayuda a la hora de organizar el espacio y los recursos humanos, ya contemos con un espacio propio o con uno de alquiler. Esta labor se verá recompensada rápidamente con un trabajo más eficaz.   

¿Qué debe incluir un buen calendario de estudio fotográfico?

• fechas de la sesión y del alquiler de cada sala
• hora y duración de cada cita
• información logística: ¿se utilizarán elementos de gran tamaño? ¿cuáles son los parámetros de entrega?

El calendario también debe incluir información sobre el personal necesario. ¿Hará falta un asistente adicional para mover el sofá durante la sesión? ¿Es posible que un solo fotógrafo no sea suficiente para una sesión con modelos especialmente exigente? Ten en cuenta todo tipo de personal y acuerda sus citas.

Es muy importante planificar con antelación y precisión. Imagina que los modelos y el maquillador ya están en la puerta mientras que la preparación aún está en la fase de transporte de los fondos y el atrezo. Si esto llegara a suceder, darías una imagen de poca profesionalidad, colapsarías el espacio de trabajo con gente y la sesión iría con retraso. Todo esto sería inaceptable, sobre todo si la sesión dependiera del alquiler de un estudio por parte de otros, y podría dañar tu reputación.

Si hablamos de un estudio fotográfico que da sus primeros pasos, Google Calendar puede cumplir esta función con solvencia, manteniendo los costes bajos – es una herramienta gratuita. Este software nos permite establecer citas y tareas, cada una con sus correspondientes listas de participantes, notas adjuntas y ubicaciones marcadas. Además, permite sincronizar dispositivos móviles y de sobremesa, siendo muy flexible en la visualización desde ambos.

Escaleta de la sesión

Una parte del calendario, o más bien su complemento necesario, es una escaleta o desglose de la sesión para el personal. Prepárala con antelación, de forma legible, para que todo el mundo conozca sus funciones y las realice a tiempo.

Un ejemplo de escaleta para un asistente de escena, con sus diferentes tareas, podría ser el siguiente:

Si la idea es llevar a cabo una serie de actividades, es esencial que compartas tus expectativas con antelación. Estas listas de desglose son una herramienta de comunicación muy útil, y pueden ayudar a evitar malentendidos innecesarios.

El trabajo de un fotógrafo y un editor

La mayor parte del trabajo en un estudio fotográfico recae sobre el fotógrafo. Son ellos los que se ocupan de los modelos y los clientes, siendo la figura central de la sesión y el mediador entre las expectativas del cliente y el trabajo fotográfico.

Otro miembro clave es el editor, quien puede no estar presente durante la sesión, pero que está en contacto permanente con el fotógrafo y el director del estudio. Ambos podrán sacar el máximo partido a sus esfuerzos si entienden con claridad las expectativas y los plazos del proyecto.

Tanto los fotógrafos como los editores deberían centrarse en la replicabilidad de su trabajo. Esto resultará beneficioso para el estudio, siempre que la calidad del resultado se mantenga en un nivel alto de forma constante. A este fin, es necesario que el fotógrafo sea preciso con la iluminación y la presentación del producto. Asimismo, hay que ser constante y establecer directrices claras para el editor.

Digamos que un cliente pide cien fotos de prendas de ropa. Será crucial lograr una iluminación constante (tarea del fotógrafo) y una coherencia en los colores (tarea del editor). Lo más probable es que las fotos se presenten en conjunto en una tienda virtual, en un sitio web o en campañas publicitarias. ¿Puedes imaginarte la mala impresión que causaría en los espectadores una serie de fotos con tonos diferentes? Hemos escrito más extensamente acerca de este tema en nuestro artículo sobre cómo evitar las devoluciones en el e-commerce. Algunos clientes pueden pedir una pre-selección adicional del material resultante, en función de las necesidades de los consumidores. Es probable que la persona indicada para llevar a cabo esta tarea sea un asistente de gestión. La clasificación por categorías, o la elección de las mejores tomas de acuerdo a las metas, se consideran servicios especiales extra con un coste adicional. 

Preparando la sesión

El trabajo conceptual, como todo tipo de planificación, consume mucho tiempo y requiere creatividad. No olvides reservar algún tiempo dedicado a la planificación dentro de la dinámica de trabajo. Un sistema eficaz, con poco espacio para sorpresas, es garantía de una buena preparación de cara a la sesión.Puedes aprender más sobre la planificación de una sesión en nuestra guía sobre cómo fotografiar a los modelos. Encontrarás descritas una serie de herramientas y técnicas útiles para construir tu rutina de planificación perfecta.

Distribución del resultado final

A la hora de configurar el abanico de servicios de la empresa, muchos estudios fotográficos cometen el error de no dar a la distribución la importancia que merece. Los clientes aceptarán con gusto la subida de las imágenes directamente a su servidor, y si el material está clasificado por tamaño y producto, incluso estarán dispuestos a pagar más. ¿Por qué no ofrecerles una suscripción de prueba a tu servidor y, si deciden quedarse, tratarlo como una fuente de ingresos adicional?

Además, si ofreces diversos métodos de entrega del resultado final, darás a tu negocio una imagen de accesibilidad y modernidad que atraerá a más clientes. Puedes montar tu propio servidor con software dedicado para las fotos, puedes recurrir a servicios de almacenamiento externo y, sobre todo, puedes subir el material a las principales plataformas de e-commerce, una opción especialmente atractiva para tus clientes.

Para esto último es necesario conocer los parámetros de optimización de las fotos para distintos servicios online: redes sociales, servidores privados, plataformas de e-commerce y otros canales que tus clientes puedan utilizar. El ajuste de dichos parámetros puede suponer cambios en el tamaño de la imagen, recortes de encuadre, eliminación del fondo, reajustes en la paleta de colores y en el tamaño del archivo.

El factor impacto

Si quieres ser un buen director de estudio, tu objetivo debe ser, además de satisfacer a tus clientes, añadir una chispa extra que les haga apreciarte y recomendarte. El «factor impacto» va en relación con la forma en la que te presentas: la profesionalidad con la que hablas, lo bien equipado que está tu estudio o la rapidez con la que trabajas. Lo más importante es invertir en lograr unos resultados de la mejor calidad posible, pero no por ello debemos desaprovechar la oportunidad de transmitir una buena imagen al cliente.

Ordena el estudio para que luzca flamante ante tus clientes, vístete de forma que sugiera profesionalidad y creatividad, y habla con confianza y convicción. Pon difusores en los focos, retira los plásticos y pelusas de la zona del estudio y mantén tu equipo en estado de revista, en especial si vas a recibir al cliente. Una buena impresión fomentará la decisión de contratación de sus clientes.

El factor impacto funciona de manera similar a la elección entre dos coches. Si quieres ir de un punto A a un punto B en una ciudad con mucho tráfico, vas a tardar lo mismo en un Lamborghini o una furgoneta normal y corriente, pero ¿quién no prefiere pasearse por ahí en un buen cochazo?  

Alquiler

Otra posibilidad es que pienses en alquilar el estudio a otros fotógrafos o cineastas. En ese caso, el peso cae sobre el equipo. Tu tarea consiste en ofrecer un espacio de máxima calidad que se ajuste a las necesidades fotográficas de sus clientes.

Sin duda alguna apreciarán un sistema de iluminación avanzada y las soluciones organizativas inteligentes (brazos motorizados, plataformas giratorias, robótica, etc.). Mantener un inventario del equipo disponible te resultará útil a la hora de las negociaciones iniciales y dará a tus clientes una idea general del estudio antes de visitarlo.

Puedes alquilar todo el espacio del estudio, partes del mismo o incluso elementos individuales del equipo. La tendencia de alquilar equipos por piezas a corto plazo va al alza, por lo que puede resultar una oportunidad de mercado muy interesante.

Impuestos

Todos los estudios trabajan dentro del marco legal que ofrece el estado. Como gestor de una pequeña empresa o incluso como propietario de un negocio, estás obligado a ocuparte de la contabilidad y los documentos legales.Es conveniente preparar los borradores de los contratos y redactar las normas del estudio junto a un abogado. Contratar los servicios de un contable sin duda ahorrará tiempo en la gestión de facturas y pagos. Aún tendremos que lidiar con la engorrosa tarea de mantener organizadas y documentadas las transacciones, pero al menos eso servirá para establecer buenos hábitos de precisión y fiabilidad.

Si contamos con un contable, tendremos más tiempo para centrarnos en la parte creativa de la gestión del estudio. Siempre habrá una persona recordándote el lado empresarial del negocio cada día. La mayoría de los directores de estudios fotográficos son personas con formación en fotografía, y por tanto suelen disfrutar con las sesiones fotográficas y la elección del equipo, pero no necesariamente con las formalidades. Por suerte, gracias a la gran disponibilidad de subcontratación con la que contamos en la actualidad, es posible conciliar la pasión por la fotografía con las necesidades de la empresa.

Software de gestión de estudios fotográficos

Hay una amplia oferta de soluciones informáticas que resultan de gran ayuda en el mundo de la fotografía. Además del software de gestión empresarial convencional (CRM, contabilidad, calendario, salarios), existen plataformas dedicadas a gestionar el funcionamiento de un estudio fotográfico.

Es posible que Creative Force (creativeforce.io) o Shotflow (shotflow.com) se adapten a tus necesidades. Explora sus funciones a fondo, crea tableros, automatiza flujos de trabajo, y es posible que acabes ahorrándote mucho tiempo, un tiempo que puedes invertir en la parte creativa de la fotografía.

¿Cómo prepararse para dirigir un estudio fotográfico?

Dirigir un estudio fotográfico implica ser muy cuidadoso con el aspecto económico, por lo es esencial llevar a cabo un estudio de mercado en la fase de preparación inicial. La creación de plan de negocio sólido es el primer paso: te hará darte cuenta de los costes y la umbral de rentabilidad.

Debes considerar los posibles salarios de tus empleados, los costes inmobiliarios, las suscripciones a plataformas digitales, los gastos de marketing y, por supuesto, la compra y el mantenimiento del equipo. Una vez hayas estimado los costes solo queda compararlos con la tabla de precios de sesiones y alquileres para averiguar cuántos pedidos serían necesarios para garantizar la rentabilidad.

El análisis DAFO te ayudará a definir una imagen general de tu empresa y su situación en el mercado, mientras que el plan de negocio tendrá en cuenta todos los supuestos. Al final, montar un estudio fotográfico no es muy distinto de establecer cualquier otro negocio dedicado al sector servicios. Aprovecha el marco operativo que ofrece tu país, mantén el contacto con los clientes y presta atención a la calidad del servicio. 

¡Tienes un largo camino por andar!